Il accompagne la convocation à l'assemblée des copropriétaires, liste les questions soumises au vote... et suit des règles précises.
L’assemblée générale
Ah ! les joies de l’assemblée générale des copropriétaires… Approuver les comptes, décider d’éventuels travaux, donner quitus au syndic pour sa gestion.
Ce temps fort de la vie d’un immeuble répond à des règles très précises, comme l’envoi en recommandé de la convocation avec l’ordre du jour vingt et un jours avant la date de l’assemblée générale (AG).
- Pour aller plus loin : Comment bien choisir son syndic ?
A quoi sert l’ordre du jour ?
C’est la liste de questions qui feront l’objet d’un vote au cours de l’AG.
Il s’agit généralement de propositions concernant le fonctionnement de la copropriété : installation d’un ascenseur, remplacement du digicode, travaux personnels affectant les murs de l’immeuble (pose d’un store…), achat pour les parties communes.
Les questions non inscrites pourront être débattues, mais pas votées.
Des questions obligatoires
Certaines questions doivent obligatoirement figurer à l’ordre du jour.
C’est la loi qui l’impose pour des projets concernant la distribution de la TNT dans l’immeuble (ou des travaux modifiant l’antenne collective), le branchement de la fibre optique (c’est d’actualité), la réalisation de travaux d’économie d’énergie (ou le contrat de performance énergétique) ainsi que l’installation d’un dispositif de recharge pour voitures électriques ou hybrides.
Qui élabore l’ordre du jour ?
C’est le syndic, en association avec le conseil syndical (les représentants des copropriétaires).
Mais chaque copropriétaire (ainsi que le conseil) peut demander à tout moment l’ajout d’une ou plusieurs questions (travaux d’entretien, changement de syndic, conflit de voisinage…) sans que le syndic ne puisse s’y opposer.
Toutefois, en cas de demande tardive, la question sera renvoyée à l’assemblée suivante.
C’est le cas si les convocations sont déjà mises sous pli pour envoi ou même seulement photocopiées.
Respecter les formes
La demande doit être adressée au syndic par lettre recommandée avec avis de réception.
Elle doit être rédigée en termes précis. Une question trop vague, du type « examen de la question du ravalement », n’autorise pas l’AG à prendre une décision valable et risque donc d’être refusée.
Il ne faut pas oublier de joindre tous les documents utiles à l’information des copropriétaires (des devis de travaux ou des projets de contrats de nouveaux syndic si vous souhaitez en changer).
Depuis 2010, certaines questions doivent être accompagnées du projet de résolution (le texte de la décision qui sera mentionné au procès-verbal de l’AG). C’est obligatoire notamment pour l’installation d’un système sécurisé d’ouverture de la porte d’entrée, les travaux dans les parties communes ou encore pour l’ouverture d’un compte bancaire séparé.
Sébastien Jensonny